Privacybeleid

Afhankelijk van hoe je WoFlow gebruikt, verwerken wij de volgende categorieën gegevens:

• Website en demoformulier: naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer (optioneel), branche, teamgrootte en je toelichting.
• Accountgegevens: naam, e-mailadres, wachtwoord (versleuteld opgeslagen) en rol binnen de organisatie.
• Applicatiegegevens (in opdracht van de klant): planningen, medewerkersgegevens, werkbonnen, urenregistraties en klantcontacten van het planbureau.
• Technische gegevens: IP-adres, browsertype en logbestanden ten behoeve van beveiliging en foutopsporing.

Wij verzamelen geen bijzondere categorieën persoonsgegevens en gebruiken op woflow.nl geen tracking­cookies van derden.

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden, met de bijbehorende grondslag uit de AVG:

• Opvolgen van je demo-aanvraag of contactverzoek, noodzakelijk voor (pre)contractuele stappen.
• Leveren en verbeteren van de dienst, waaronder support en storingsonderzoek, uitvoering van de overeenkomst en gerechtvaardigd belang.
• Versturen van servicemails, zoals bevestigingen en beveiligingsmeldingen, uitvoering van de overeenkomst.
• Beveiliging en misbruikpreventie, zoals rate limiting en logging, gerechtvaardigd belang.
• Voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals fiscale bewaarplichten.

Wij verkopen geen persoonsgegevens en gebruiken je gegevens niet voor advertentiedoeleinden. AI-functies binnen WoFlow rekenen uitsluitend met de gegevens van jouw eigen omgeving en worden niet gebruikt om modellen voor derden te trainen.

We delen gegevens alleen met partijen die nodig zijn om de dienst te leveren, en uitsluitend onder een verwerkersovereenkomst:

• Hostingprovider (EU): onze applicatie en databases draaien in datacenters binnen de Europese Unie.
• Moneybird: alleen als jij de koppeling activeert, worden klus-, uur- en contactgegevens uitgewisseld met jouw Moneybird-administratie.
• E-mailprovider: voor het versturen van transactionele e-mails zoals bevestigingen en notificaties.

Wij geven persoonsgegevens niet door aan landen buiten de Europese Economische Ruimte, tenzij daarvoor een passend beschermingsniveau geldt zoals bedoeld in hoofdstuk V van de AVG.

• Demo-aanvragen en contactverzoeken: maximaal 12 maanden na het laatste contact, daarna verwijderen of anonimiseren we ze.
• Accountgegevens: zolang de overeenkomst loopt, en tot 3 maanden na beëindiging zodat je gegevens kunt exporteren.
• Applicatiegegevens: de klant bepaalt als verwerkingsverantwoordelijke de bewaartermijn; na beëindiging van het contract verwijderen wij deze gegevens binnen 3 maanden.
• Logbestanden: maximaal 90 dagen, tenzij langer bewaren nodig is voor een lopend beveiligingsonderzoek.
• Facturatiegegevens: 7 jaar, conform de fiscale bewaarplicht.

Op grond van de AVG heb je het recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van de verwerking, overdraagbaarheid van je gegevens en het recht om bezwaar te maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.

Een verzoek stuur je naar info@woflow.nl. We reageren binnen 30 dagen. Gaat je verzoek over gegevens die jouw werkgever of opdrachtgever in WoFlow heeft ingevoerd? Dan sturen we het verzoek door naar die organisatie, want zij is daarvoor verwerkingsverantwoordelijke.

Ben je het niet eens met hoe wij met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder versleuteling van verbindingen (TLS) en opslag, versleutelde wachtwoorden, toegangsbeperking op basis van rollen en dagelijkse back-ups binnen de EU. Meer detail vind je op onze securitypagina.

We kunnen dit privacybeleid aanpassen, bijvoorbeeld bij nieuwe functionaliteit of gewijzigde wetgeving. Bij inhoudelijke wijzigingen informeren we klanten per e-mail. De actuele versie staat altijd op deze pagina; de datum bovenaan laat zien wanneer het beleid voor het laatst is bijgewerkt.

Vragen over privacy of dit beleid? Mail naar info@woflow.nl of gebruik het contactformulier. Vermeld bij een privacyverzoek duidelijk om welke gegevens het gaat, dan kunnen we je sneller helpen.