Jij krijgt elke crew compleet. Ook die van zaterdagnacht.
Tientallen freelancers, last-minute afzeggingen en urenbriefjes na afloop: één festivalweekend is genoeg chaos voor een heel kwartaal. WoFlow houdt jouw crew, en jouw hoofd, compleet.
Herken je dit?
Zolang je bezetting via appgroepen loopt, plan jij elk event drie keer: vooraf, tijdens en achteraf.
Tientallen freelancers appen voor één event
Beschikbaarheid uitvragen, reminders sturen, reacties bijhouden in een sheet: de bezetting rondkrijgen kost meer avonden dan het event duurt.
Last-minute afzeggingen
Vrijdagmiddag zegt er iemand af voor zaterdagnacht. Dan begint het rondbellen, en hoop je dat de vervanger het juiste certificaat heeft.
Urenbriefjes najagen na afloop
Het event is allang voorbij, maar jij bent nog weken bezig om uren binnen te krijgen, te controleren en uit te betalen.
Dertig man op een event? Eén beweging.
Alle shifts van een event staan in de ongeplande-klussenbak. Jij sleept crewleden, of complete ploegen, op de shifts, en WoFlow bewaakt dubbele boekingen en certificaten.
- Grote events met tientallen shifts tegelijk bezetten
- Ongeplande-klussenbak: slepen tot alles gedekt is
- Conflictdetectie op dubbele boekingen en skills
Uitvragen en bevestigen zonder appgroepen
Je vraagt beschikbaarheid uit met één klik. Crewleden reageren in de app en bevestigen hun shift, jij ziet real-time wie er staat en waar nog een gat zit.
- Beschikbaarheid uitvragen bij je hele pool
- Shifts bevestigen met één tik in de app
- Real-time overzicht van open plekken
Afzeggingen lossen zichzelf op
Kan iemand toch niet? Crewleden dienen een ruilverzoek in en collega's met de juiste skills kunnen de shift overnemen. Jij keurt alleen nog goed, de chaos blijft uit.
- Ruilverzoeken tussen crewleden onderling
- Alleen collega's met de juiste skills als optie
- Jij houdt de regie met één goedkeuring
Uren binnen vóór de crew naar huis is
Direct na de shift dienen crewleden hun uren in via de app. Jij keurt goed met één klik, en de uitbetaling en facturatie kunnen maandag gewoon door.
- Uren indienen direct na de shift
- Goedkeuren per shift of in bulk
- Export voor uitbetaling en facturatie
Wat het jou oplevert
100+
crewleden per weekend gepland
0
dubbele boekingen
1 middag
om een piekweekend te plannen
“Een festivalweekend plannen kostte me drie avonden en twee appgroepen vol frustratie. Nu staat de bezetting in een middag en bevestigt de crew zelf. Zaterdagnacht compleet, zonder één belrondje.”
Lisa van den Berg
Crewplanner bij StageWorks Crew
Veelgestelde vragen
Alles wat crewplanners ons vragen.
Kan ik in één keer 30 mensen op een event plannen?
Ja. Je zet alle shifts van het event in de ongeplande-klussenbak en sleept crewleden of complete ploegen erop. WoFlow bewaakt intussen dubbele boekingen en vereiste skills.
Hoe werkt shift-ruilen?
Een crewlid dient een ruilverzoek in via de app. Collega's met de juiste skills en beschikbaarheid kunnen de shift overnemen; jij keurt de ruil met één klik goed en het rooster is direct bijgewerkt.
Hoe vraag ik beschikbaarheid uit bij freelancers?
Je stuurt vanuit WoFlow een uitvraag naar je hele pool of een selectie. Freelancers geven hun beschikbaarheid door in de app en jij ziet de reacties real-time binnenkomen.
Wat als iemand last-minute afzegt?
De shift komt terug in de ongeplande-klussenbak en jij ziet direct wie beschikbaar én gekwalificeerd is. Slepen, pushmelding, bevestigd, vaak binnen een kwartier opgelost.
Kunnen crewleden hun uren zelf indienen?
Ja. Direct na de shift dienen ze hun uren in via de app. Jij keurt goed per shift of in bulk, en exporteert alles voor uitbetaling of facturatie.
Verder lezen
Meer over WoFlow voor evenementen & crewplanning en daarbuiten.
Zo werkt EventPro met WoFlow
Hoe een eventcrew-bureau piekweekenden plant zonder er een nachtmerrie van te maken.
ProductAI-planning
Complete planvoorstellen en directe herbezetting bij ziekte, ook in jouw branche.
ProductMobiele app
Jouw team ziet de eigen planning en vult werkbonnen in op de telefoon.
Elke crew compleet, elk event ontspannen.
Plan een demo en zie jouw eerstvolgende event terug in WoFlow.
Geen creditcard nodig • 14 dagen gratis proberen